Im Zeitalter der digitalen Transformation wird Software zu einem der wichtigsten Vermögenswerte des Unternehmens. Bei der Einführung neuer Lösungen stellen sich jedoch häufig Fragen: Wie wählt man die richtige Lizenz aus, zahlt nicht zu viel dafür und verstößt gleichzeitig nicht gegen das Gesetz? In diesem Artikel befassen wir uns mit typischen Fehlern von Managern und Methoden zu deren Überwindung.
1. Falsche Benutzeranzahl
Fehler: Beim Kauf von Software berücksichtigen Manager manchmal nicht die tatsächliche Anzahl der Benutzer, was zu unnötigen Kosten oder im Umkehrschluss zu einem Mangel an Lizenzen führen kann.
Lösung: Ermitteln Sie vor dem Kauf die genaue Anzahl der benötigten Lizenzen. Führen Sie ein Audit Ihrer IT-Abteilung durch, um zu verstehen, wie viele Mitarbeiter die Software tatsächlich nutzen werden.
2. Lizenzabläufe ignorieren
Fehler: Manager vergessen oft die Gültigkeitsdauer von Lizenzen, was zu deren unerwartetem Ablauf führen kann.
Lösung: Organisieren Sie ein Lizenzbuchhaltungssystem. Dies kann eine einfache Excel-Tabelle oder eine spezielle Software sein.
3. Mangelnde Kontrolle über Updates
Fehler: Fehlende Updates können nicht nur zu technischen Problemen, sondern auch zu rechtlichen Risiken führen.
Lösung: Weisen Sie eine Person zu, die für die Überwachung und Installation von Updates verantwortlich ist.
4. Verwendung von Raubkopien
Fehler: Einige Unternehmen versuchen, durch die Installation nicht lizenzierter Software Geld zu sparen. Dies ist ein schwerwiegender Verstoß, der zu Geldstrafen und Reputationsverlusten oder einfach zu Ausfallzeiten aufgrund einer unerwarteten Blockierung der Software führen kann.
Lösung: Verwenden Sie nur lizenzierte Software. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen auf das Vorhandensein von Raubkopien durch.
5. Unaufmerksamkeit gegenüber den Einzelheiten der Lizenzvereinbarung
Fehler: Einige Manager ignorieren die Details der Lizenzvereinbarung, was zu zusätzlichen Kosten führen kann. Einige Anwendungen sind beispielsweise „Shareware“. Im Lizenzvertrag für solche Software ist in der Regel festgelegt, dass diese Software von einem kommerziellen Unternehmen erworben werden muss. Ein markantes Beispiel ist Total Commander. Oder manche Programme sammeln einige Daten von den Workstations, auf denen sie installiert sind, zum Beispiel überträgt Punto Switcher alle über die Tastatur eingegebenen Informationen (wenn auch anonym) in den Cloud-Speicher und so werden alle Ihre Passwörter zum Wörterbuch.
Lösung: Bitte lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig durch. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an einen Anwalt oder IT-Spezialisten.
6. Keine Lizenzsicherung
Fehler: Bei technischen Problemen oder Datenverlust kann es dazu kommen, dass das Unternehmen keine Unterlagen zur Software hat.
Lösung: Sichern Sie alle Lizenzen systematisch und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf.
Eine ordnungsgemäße Softwarelizenzierung hilft nicht nur, rechtliche Risiken zu vermeiden, sondern schont auch das Unternehmensbudget. Durch die Befolgung einfacher Richtlinien können Sie Fehler minimieren und eine effiziente Nutzung der IT-Ressourcen sicherstellen.