Übergang zu VK WorkMail: unsere Erfahrung bei der Übertragung von Kunden

Heute möchte ich mit Ihnen unsere Erfahrungen bei der Übertragung von Kunden an den Unternehmens-E-Mail-Dienst VK WorkMail (OnPrem) teilen. Die Entscheidung, zu VK WorkMail zu wechseln, wurde von mehreren Schlüsselfaktoren bestimmt. Erstens suchten wir nach einer funktionelleren und zuverlässigeren Lösung im Vergleich zum Vorgängersystem. Zweitens hat uns die Aussicht gereizt, das Workflow-Management mit integrierten Tools wie Kalender, Skalierbarkeit und erweiterten Sicherheitsfunktionen zu verbessern. Und natürlich haben wir auf ein hohes Maß an Support und Stabilität des Dienstes gesetzt.

Was ist VK WorkMail?

Wie man von VK WorkMail selbst spricht, handelt es sich nicht nur um einen E-Mail-Dienst, sondern um eine ganze Reihe von Tools zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation und Arbeitsorganisation. Es basiert auf der Idee, ein unterbrechungsfreies und sicheres Arbeiten per E-Mail, die Organisation von Besprechungen und eine effektive Teaminteraktion zu gewährleisten.

Hauptfunktionen und Merkmale:

  • E-mail: Beginnen wir mit den Grundlagen – dem Senden und Empfangen von E-Mails. Mit VK WorkMail können Sie Ihre E-Mails einfach verwalten, Briefe in Threads gruppieren und Filter erstellen. Dies erleichtert die Navigation und hilft, Ihren Posteingang organisiert zu halten.
  • Der Kalender: Diese Funktion ist ein echter Segen für die Planung. Sie können Ihren Arbeitsplan anpassen, Besprechungen und Veranstaltungen organisieren. Der Kalender erinnert Sie an wichtige Dinge, sodass Sie Besprechungen und Fristen weniger vergessen.
  • Das Adressbuch: Verwalten Sie Ihre Kontakte einfach und effizient. Sie können jetzt problemlos nach der richtigen Person suchen, sie zu Ihren Favoriten hinzufügen oder Kontaktgruppen erstellen.
  • Sicherheit: VK WorkMail nimmt Sicherheit ernst. Leider bietet das Produkt keine Mechanismen zum Schutz vor Spam und Viren, wie dies bei allen ähnlichen Systemen heute der Fall ist.

Vorteile für Unternehmensanwender:

  • Einfachheit und Intuitivität: Die VK WorkMail-Oberfläche ist einfach und übersichtlich, was den Wechsel von anderen Diensten erleichtert und den Zeitaufwand für die Mitarbeiterschulung reduziert. In Russland gibt es keine solche Person, die nicht mindestens einmal den mail.ru-Server verwendet hat (und dies ist derselbe VK WorkMail).
  • Vielseitigkeit: Dank der flexiblen Einstellungen und Funktionalität eignet es sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Konzerne.
  • Integration: VK WorkMail lässt sich problemlos in andere Tools und Dienste integrieren und ist somit eine universelle Lösung für Unternehmen.
  • Zeit und Ressourcen sparen: Alle notwendigen Tools zur Kommunikation und Arbeitsorganisation werden an einem Ort gesammelt, was dem Unternehmen deutlich Zeit und Ressourcen spart.

Unsere negative Erfahrung mit VK WorkMail

Wie man so schön sagt: Es ist nicht alles Gold, was glänzt. Leider waren unsere Erfahrungen mit VK WorkMail nicht so rosig. Lassen Sie uns über die Probleme sprechen, mit denen wir konfrontiert waren.

Probleme bei der Umstellung und Nutzung:

  • Mangel an technischem Support: Als wir mit der Migration auf VK WorkMail begannen, war eines der größten Probleme der Mangel an angemessenem technischen Support durch die VK Group. Wir fühlten uns wie in einem Wald ohne Kompass. Ein Jahr später, nachdem der Vertrag gekündigt worden war, trafen erstmals Antworten vom technischen Support ein.
  • Probleme mit Anweisungen und Einstellungen: Die Installations- und Konfigurationsanweisungen waren einfach, aber nicht präzise geschrieben. Die Empfehlungen zur Betriebssystemversion waren fehlerhaft und, wie sich später herausstellte, überhaupt nicht akzeptabel. Dadurch entstanden für uns zusätzliche Hürden.
  • Arbeitsbelastung der Entwicklungsabteilung: Aufgrund von Konfigurationsproblemen stand die Entwicklungsabteilung von VK WorkMail unter enormem Druck. Die Entwickler haben uns zunächst so gut sie konnten geholfen, dann aber aufgrund von Verzögerungen bei anderen Projekten und erhöhtem Stress unter den Mitarbeitern einfach die Zusammenarbeit verweigert.
  • Probleme von Kunden: Auch unser Kunde litt darunter, dass er Schwierigkeiten hatte, über das neue System zu kommunizieren. Der Mangel an klarer Dokumentation machte es schwierig, ihre Anfragen zu kommunizieren und zu lösen.

Auswirkungen auf das Unternehmen und die Kunden:

Diese Probleme haben unsere Arbeit stark beeinträchtigt. Die Projekte verlangsamten sich, die Mitarbeiter waren frustriert und die Kunden wurden mit uns unzufrieden. All dies führte zu einem Rückgang der Gesamteffizienz und einer Verschlechterung der Kundenbeziehungen. Und später verlangte der Kunde die Migration von VK WorkMail zu CommuniGate Pro (lesen Sie den Artikel über Rechtsstreitigkeiten zu CommuniGate Pro).

Problemlösung und alternative Maßnahmen

Angesichts dieser Schwierigkeiten versuchten wir, einen Ausweg zu finden. Folgendes haben wir getan:

Lösungsversuche:

  • Eigene Lösungen: Wir haben versucht, die Einstellungen und Anweisungen selbst herauszufinden, aber das erforderte viel Zeit und Ressourcen, da dieses Produkt vorher nicht einmal von OnPrem verkauft werden sollte und es Fragmente der Integration mit SAP und anderen Lösungen der VK-Gruppe enthielt. Die Einstellungen waren völlig unintuitiv und teilweise so tief vergraben, dass nur die Entwickler der Software davon wussten.
  • Feedback der VK Group: Wir haben die VK Group um Hilfe und Unterstützung gebeten, aber leider war die Reaktion langsam und nicht immer effektiv. Genauer gesagt erhielten wir ein Jahr später die ersten Antworten vom technischen Support mit der Frage „Wir haben Ihre Anfrage geprüft.“ Bitte sagen Sie mir, ist das Problem immer noch da?“ Es war so lustig, dass ich weinen wollte.

Upgrade auf Communigate Pro:

Nach Abwägung aller Vor- und Nachteile entschied sich der Kunde für den Umstieg auf Communigate Pro. Deshalb:

  • Beste Unterstützung: Communigate Pro bot einen besseren technischen Support, was für den Kunden von entscheidender Bedeutung war.
  • Klarere Anweisungen und Einstellungen: Das Einrichten und Verwenden von Communigate Pro ist einfacher und intuitiver, was den Integrationsprozess erheblich vereinfacht. Das Produkt wurde ursprünglich als OnPrem-Lösung entwickelt.
  • Positive Erfahrungen anderer Nutzer: Das Feedback anderer Unternehmen zu Communigate Pro war überwältigend positiv und bestärkte den Kunden in seiner Entscheidung für einen Wechsel.

Letztendlich erwies sich der Wechsel zu Communigate Pro als die richtige Entscheidung. Dies hat die Meinung des Kunden über uns verbessert, die Zufriedenheit der Kunden erhöht und dazu beigetragen, unsere Projekte wieder auf Kurs zu bringen.

***

Unsere Erfahrung mit VK WorkMail war gelinde gesagt lehrreich. Auch wenn wir mit einigen Herausforderungen konfrontiert waren, haben wir daraus wertvolle Lektionen gelernt, die wir gerne weitergeben möchten.

Lektionen, die wir gelernt haben:

  • Bedeutung des technischen Supports: Einer der wichtigsten Punkte bei der Auswahl eines Unternehmens-E-Mail-Dienstes ist die Qualität und Verfügbarkeit des technischen Supports. Dies kann den Übergangsprozess und den weiteren Betrieb des Systems erheblich vereinfachen oder erschweren. Während des Pilotprojekts reagierte der technische Support angemessen (wie sich später herausstellte, waren es die Entwickler selbst und nicht der technische Support). Daher ist es notwendig, von mehreren Seiten gleichzeitig anzugehen und zu prüfen, wie viel technische Unterstützung tatsächlich vorhanden ist und wie ausreichend die Mitarbeiter vorhanden sind.
  • Gründliche Tests vor der Umstellung: Bevor Sie komplett auf ein neues System umsteigen, ist es wichtig, umfangreiche Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass es alle Ihre Anforderungen und Erwartungen erfüllt. Wir haben einen Pilotübergang durchgeführt und bei geringer Last war alles in Ordnung. Die Probleme begannen, als tatsächlich das gesamte Unternehmen übertragen wurde und der Dienst am 5. Betriebstag einfror, da der gesamte Arbeitsspeicher „aufgefressen“ wurde. Wie sie uns später erklärten, seien „Speicherlecks normal“.
  • Schulung und Anpassung des Personals: Der Übergang zu einem neuen System erfordert Zeit und Ressourcen für die Schulung der Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie dafür einen Plan haben und dass Ihre Mitarbeiter auf die Veränderung vorbereitet sind. Das heißt, Sie führen vollständige (nicht formelle) Tests an einer Pilotgruppe von Benutzern durch. Und sammeln Sie alle negativen Bewertungen in strukturierter Form. Teilen Sie es in die drei Kategorien „Kritisch“, „Wichtig“ und „Wünsche“ ein. Beginnen Sie sofort mit der Beseitigung „kritischer“ Mängel.

Empfehlungen für andere Unternehmen:

  • Führen Sie vor dem Wechsel eine gründliche Analyse möglicher Dienste durch.
  • Achten Sie auf die Bewertungen anderer Nutzer und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit der Community.
  • Scheuen Sie sich nicht, Ihre Meinung zu ändern, wenn das von Ihnen gewählte Tool nicht Ihren Erwartungen entspricht. Wenn Sie im ersten Schritt einen Fehler gemacht haben, geben Sie ihn zu, treten Sie einen Schritt zurück und gehen Sie einen anderen Weg.

Perspektiven für VK WorkMail

Trotz unserer negativen Erfahrungen glauben wir, dass VK WorkMail Potenzial hat. Vielleicht mit der Verbesserung ihres technischen Supports und der Fertigstellung des Verwaltungsbereichs, dem Wegwerfen aller Atavismen im Zusammenhang mit Systemen, die nur in der VK-Gruppe existieren, aus dem Produkt, der Integration mit Antiviren- und Anti-Spam-Systemen (Einbettung der KAV-Engine in die Wenn Sie beispielsweise einen E-Mail-Server wie CommuniGate Pro verwenden, das ICAP-Protokoll für die Integration mit DLP-Systemen und das NDMP-Protokoll für die Erstellung von Backups implementieren, kann dieser Dienst zu einer beliebten Lösung auf dem Markt für Unternehmens-E-Mail-Dienste werden. Egal wie man es betrachtet, das Produkt funktioniert immer noch https://e.mail.ru/ Seit vielen Jahren sind Millionen von Nutzern mit dem Dienst zufrieden (wenn auch vielleicht nur, weil er kostenlos ist).

Die Wahl des richtigen E-Mail-Systems für Unternehmen ist nicht nur eine technische Entscheidung, sondern auch eine Entscheidung darüber, wie Ihr Unternehmen intern und extern kommuniziert. Diese Entscheidungen können sich auf Produktivität, Effizienz und sogar die Unternehmenskultur auswirken. Gehen Sie diese Wahl daher sorgfältig und unter Berücksichtigung aller Aspekte an.

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