En la era de la transformación digital, el software se está convirtiendo en uno de los activos clave de la empresa. Pero con la introducción de nuevas soluciones, a menudo surgen preguntas: ¿cómo elegir la licencia adecuada, no pagar de más y al mismo tiempo no infringir la ley? En este artículo veremos los errores típicos de los directivos y los métodos para superarlos.
1. Número incorrecto de usuarios
Error A la hora de comprar software, los gestores a veces no tienen en cuenta el número real de usuarios, lo que puede generar costes innecesarios o, por el contrario, falta de licencias.
solución: Antes de comprar, determine la cantidad exacta de licencias necesarias. Realice una auditoría de su departamento de TI para comprender cuántos empleados utilizarán realmente el software.
2. Ignorar los vencimientos de licencias
Error Los gerentes a menudo se olvidan del período de validez de las licencias, lo que puede provocar su vencimiento inesperado.
solución: Organizar un sistema de contabilidad de licencias. Puede ser una simple hoja de cálculo de Excel o un software especializado.
3. Falta de control sobre las actualizaciones
Error La falta de actualizaciones no sólo puede provocar problemas técnicos, sino también riesgos legales.
solución: Asigne a alguien responsable de monitorear e instalar actualizaciones.
4. Usar software pirateado
Error Algunas empresas intentan ahorrar dinero instalando software sin licencia. Se trata de una infracción grave que puede provocar multas y pérdidas de reputación, o simplemente tiempo de inactividad debido a un bloqueo inesperado del software.
solución: Utilice únicamente software con licencia. Realice controles periódicos para detectar la presencia de programas pirateados.
5. Falta de atención a los detalles del acuerdo de licencia.
Error Algunos directivos ignoran los detalles del acuerdo de licencia, lo que puede generar costes adicionales. Por ejemplo, algunas aplicaciones son “Shareware”. Como regla general, el acuerdo de licencia para dicho software establece que dicho software debe adquirirse en una organización comercial. Un ejemplo sorprendente es Total Commander. O algunos programas recopilan algunos datos de las estaciones de trabajo en las que están instalados, por ejemplo punto switcher transfiere toda la información ingresada en el teclado (aunque de forma anónima) al almacenamiento en la nube y así todas sus contraseñas se convierten en un diccionario.
solución: Lea atentamente los términos del acuerdo. Si algo no está claro, consulte a un abogado o especialista en TI.
6. Sin copia de seguridad de licencia
Error En caso de problemas técnicos o pérdida de datos, la empresa puede quedarse sin documentos para el software.
solución: Haga una copia de seguridad sistemática de todas las licencias y guárdelas en un lugar seguro.
Una licencia de software adecuada no sólo ayuda a evitar riesgos legales, sino que también ahorra presupuesto a la empresa. Si sigue pautas simples, puede minimizar los errores y garantizar un uso eficiente de los recursos de TI.