Transición a VK WorkMail: nuestra experiencia en la transferencia de clientes

Hoy quiero compartir con vosotros nuestra experiencia en la transferencia de clientes al servicio de correo electrónico corporativo VK WorkMail (OnPrem). La decisión de cambiar a VK WorkMail estuvo dictada por varios factores clave. En primer lugar, buscábamos una solución más funcional y fiable en comparación con el sistema anterior. En segundo lugar, nos atrajo la perspectiva de mejorar la gestión del flujo de trabajo con herramientas integradas como calendario, escalabilidad y funciones de seguridad avanzadas. Y, por supuesto, contamos con un alto nivel de soporte y estabilidad del servicio.

¿Qué es VK WorkMail?

Como dice el propio VK WorkMail, no es solo un servicio de correo electrónico, sino un conjunto completo de herramientas para mejorar la comunicación corporativa y la organización del trabajo. Se basa en la idea de garantizar un trabajo ininterrumpido y seguro con el correo electrónico, la organización de reuniones y una interacción eficaz en equipo.

Principales funciones y características:

  • E-mail: Comencemos con lo básico: enviar y recibir correos electrónicos. VK WorkMail le permite administrar fácilmente su correo, agrupar cartas en hilos y crear filtros. Esto facilita la navegación y ayuda a mantener organizada su bandeja de entrada.
  • El calendario: Esta característica es una verdadera ayuda para la planificación. Podrás personalizar tu horario de trabajo, organizar reuniones y eventos. El calendario te recordará cosas importantes, por lo que será más difícil olvidarte de reuniones y plazos.
  • La libreta de direcciones: Gestiona tus contactos de forma fácil y eficaz. Ahora puedes buscar a la persona adecuada, agregarla a tus favoritos o crear grupos de contactos sin ningún problema.
  • Seguridad: VK WorkMail se toma en serio la seguridad. Desafortunadamente, el producto no proporciona ningún mecanismo relacionado con la protección contra spam y virus, como ocurre en todos los sistemas similares en la actualidad.

Beneficios para usuarios corporativos:

  • Simplicidad e intuición: La interfaz de VK WorkMail es simple y clara, lo que facilita el cambio de otros servicios y reduce el tiempo de capacitación de los empleados. No existe tal persona en Rusia que no haya utilizado al menos una vez el servidor mail.ru (y este es el mismo VK WorkMail).
  • Versatilidad: Ideal tanto para pequeñas y medianas empresas como para grandes corporaciones, gracias a su configuración y funcionalidad flexibles.
  • Integración: VK WorkMail se integra fácilmente con otras herramientas y servicios, lo que lo convierte en una solución universal para empresas.
  • Ahorro de tiempo y recursos: Todas las herramientas necesarias para la comunicación y la organización del trabajo están reunidas en un solo lugar, lo que ahorra significativamente tiempo y recursos a la empresa.

Nuestra experiencia negativa con VK WorkMail

Como dicen, no es oro todo lo que reluce. Nuestra experiencia con VK WorkMail, lamentablemente, no fue tan halagüeña. Hablemos de los problemas que enfrentamos.

Problemas durante la transición y el uso:

  • Falta de soporte técnico: Cuando comenzamos a migrar a VK WorkMail, uno de los mayores problemas fue la falta de soporte técnico adecuado por parte de VK Group. Nos sentimos como en un bosque sin brújula. Las respuestas del soporte técnico comenzaron a llegar un año después de que se rompiera el contrato.
  • Problemas con instrucciones y configuraciones: Las instrucciones de instalación y configuración fueron escritas de manera simple pero no precisa. Las recomendaciones de la versión del sistema operativo eran erróneas y, como se vio más tarde, no eran aceptables en absoluto. Esto nos creó obstáculos adicionales.
  • Carga de trabajo en el departamento de desarrollo: Debido a problemas de configuración, el departamento de desarrollo de VK WorkMail se vio sometido a una enorme presión. Al principio, los desarrolladores nos ayudaron lo mejor que pudieron, pero luego simplemente se negaron a cooperar debido a retrasos en otros proyectos y al aumento del estrés entre los empleados.
  • Problemas de los clientes: Nuestro cliente también sufrió porque tuvo dificultades para comunicarse a través del nuevo sistema. La falta de documentación clara dificultó la comunicación y la resolución de sus solicitudes.

Impacto en la empresa y clientes:

Estos problemas han afectado seriamente nuestro trabajo. Los proyectos se ralentizaban, los empleados se sentían frustrados y los clientes estaban insatisfechos con nosotros. Todo esto provocó una disminución de la eficiencia general y un deterioro de las relaciones con los clientes. Y luego el cliente exigió migrar de VK WorkMail a CommuniGate Pro (lea el artículo sobre litigios sobre CommuniGate Pro).

Resolución de problemas y medidas alternativas.

Ante estas dificultades, intentamos encontrar una salida. Esto es lo que hicimos:

Soluciones intentadas:

  • Soluciones propias: Intentamos descubrir la configuración y las instrucciones nosotros mismos, pero esto requirió mucho tiempo y recursos, ya que este producto ni siquiera debía ser vendido por OnPrem antes y contenía fragmentos de integración con SAP y otras soluciones de VK Group. La configuración era completamente poco intuitiva y, a veces, estaba tan oculta que sólo los desarrolladores del software la conocían.
  • Comentarios del grupo VK: Nos comunicamos con VK Group en busca de ayuda y soporte, pero desafortunadamente la respuesta fue lenta y no siempre efectiva. Para ser más precisos, un año después empezamos a recibir las primeras respuestas del soporte técnico con la pregunta “Hemos revisado tu solicitud. Por favor dígame, ¿el problema sigue ahí? Fue tan gracioso que quise llorar.

Actualice a Commungate Pro:

Después de sopesar todos los pros y los contras, el cliente decidió cambiarse a Communigate Pro. Es por eso:

  • Mejor soporte: Communigate Pro ofreció un mejor soporte técnico, lo cual fue fundamental para el cliente.
  • Instrucciones y configuraciones más claras: Configurar y usar Communigate Pro es más fácil e intuitivo, lo que facilita mucho el proceso de integración. El producto se desarrolló originalmente como una solución OnPrem.
  • Experiencias positivas de otros usuarios: Los comentarios de otras empresas sobre Communigate Pro han sido abrumadoramente positivos, lo que refuerza la decisión del cliente de cambiar.

Al final, cambiar a Communigate Pro resultó ser la decisión correcta. Esto mejoró la opinión que el cliente tenía sobre nosotros, aumentó la satisfacción de los empleados del cliente y ayudó a que nuestros proyectos volvieran a encarrilarse.

***

Nuestra experiencia con VK WorkMail fue educativa, por decir lo menos. Aunque enfrentamos una buena cantidad de desafíos, nos enseñó lecciones valiosas que nos gustaría compartir.

Lecciones que aprendimos:

  • Importancia del soporte técnico: Uno de los puntos clave a la hora de elegir un servicio de correo electrónico corporativo es la calidad y disponibilidad del soporte técnico. Esto puede simplificar o complicar significativamente el proceso de transición y el funcionamiento posterior del sistema. Durante el proyecto piloto, el soporte técnico respondió adecuadamente (como se vio más tarde, fueron los propios desarrolladores, no el soporte técnico). Por lo tanto, es necesario acercarse desde varios lados a la vez y comprobar cuánto soporte técnico existe realmente y qué tan adecuados son los empleados.
  • Pruebas exhaustivas antes de la transición: Antes de cambiar completamente a un nuevo sistema, es importante realizar pruebas exhaustivas para garantizar que cumpla con todos sus requisitos y expectativas. Realizamos una transición piloto y con poca carga todo estuvo bien. Los problemas comenzaron cuando toda la empresa fue transferida y el servicio se congeló al quinto día de funcionamiento, habiendo “consumido” toda la RAM. Como luego nos explicaron que “las pérdidas de memoria son normales”.
  • Capacitación y adaptación del personal: la transición a un nuevo sistema requiere tiempo y recursos para capacitar a los empleados. Asegúrese de tener un plan para esto y de que su personal esté preparado para el cambio. Es decir, realizar pruebas completas (no formales) en un grupo piloto de usuarios. Y recopile todas las críticas negativas de forma estructurada. Divida en tres categorías “Crítico”, “Importante” y “Deseos”. Comience a eliminar las deficiencias "críticas" de inmediato.

Recomendaciones para otras empresas:

  • Antes de realizar el cambio, realice un análisis exhaustivo de los servicios potenciales.
  • Presta atención a las reseñas de otros usuarios y comparte tus experiencias con la comunidad.
  • No temas cambiar de opinión si la herramienta que eliges no cumple con tus expectativas. Si cometiste un error en el primer paso, admítelo, da un paso atrás y toma un camino diferente.

Perspectivas de VK WorkMail

A pesar de nuestra experiencia negativa, creemos que VK WorkMail tiene potencial. Quizás, con la mejora de su soporte técnico y la finalización de la sección administrativa, eliminando del producto todos los atavismos asociados con sistemas que existen solo en VK Group, la integración con sistemas antivirus y antispam (integrar el motor KAV en el servidor de correo como lo hace CommuniGate Pro), implemente el protocolo ICAP para la integración con sistemas DLP y el protocolo NDMP para la creación de copias de seguridad, entonces este servicio puede convertirse en una solución popular en el mercado de servicios de correo electrónico corporativo. No importa cómo lo mires, el producto sigue funcionando. https://e.mail.ru/ Desde hace muchos años, millones de usuarios están satisfechos con el servicio (aunque tal vez sólo porque es gratuito).

Elegir el sistema de correo electrónico empresarial adecuado no es sólo una decisión técnica, es una decisión sobre cómo se comunica su empresa interna y externamente. Estas opciones pueden afectar la productividad, la eficiencia e incluso la cultura empresarial. Por tanto, aborde esta elección con cuidado y teniendo en cuenta todos los aspectos.

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