Le travail à distance est devenu de plus en plus populaire ces dernières années. Il permet aux entreprises d’attirer des talents de différents pays, de réduire les coûts de location des bureaux et d’offrir aux salariés des horaires flexibles. Cependant, comment garantir que votre équipe travaille efficacement lorsque ses membres peuvent être situés dans des fuseaux horaires différents ? Dans cet article, je propose de passer en revue les outils et techniques clés.
1. Outils pour le travail à distance
un. Systèmes de vidéoconférence
Exemples: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, TrueConf. Ces outils vous permettent de réaliser des réunions, des formations et des présentations en temps réel.
b. Plateformes de gestion de projets et de tâches
Exemples: Trello, Asana, Jira, Itilium, Itil. Avec leur aide, vous pouvez attribuer des tâches, suivre leur progression et définir des priorités.
c. Stockage en ligne
Exemples : Google Drive, Dropbox, OneDrive, Yandex.Disk, Cloud.Mail.ru. Ils vous permettent de partager rapidement des fichiers et de travailler dessus ensemble.
2. Organisation du processus de travail
un. Réunions et rapports réguliers
Organisez des réunions quotidiennes ou hebdomadaires pour discuter des tâches en cours, identifier les problèmes et prendre des décisions.
Exemple: L'équipe de développement organise quotidiennement de courtes réunions au cours desquelles chaque membre de l'équipe rend compte de ses progrès et des problèmes rencontrés.
b. Suivi du temps et paramétrage des KPI
Utilisez des systèmes de suivi du temps (tels que Toggl, Kick Idler ou TimeDoctor) pour surveiller le temps des employés. Définissez des indicateurs de performance clés (KPI) et examinez-les régulièrement.
c. Horaire de travail flexible
Tenir compte du décalage horaire peut être difficile. Donnez aux employés la possibilité de choisir des horaires de travail qui leur conviennent, mais définissez des « fenêtres » de collaboration.
Exemple: Si votre équipe est répartie entre Moscou et New York, fixez des horaires de travail communs de 16h00 à 20h00, heure de Moscou, pendant lesquels les deux équipes peuvent travailler ensemble, tenir des réunions et négocier.
3. Culture du travail à distance
un. Apprentissage continu
Organisez des webinaires, des master classes et des cours pour les employés. Cela les aidera à développer leurs compétences et à s’adapter aux nouveaux outils.
b. Prendre soin de l'équipe
Créez des événements virtuels, tels que des hangouts ou des sessions de jeu, pour encourager l'esprit d'équipe et instaurer la confiance. Nous organisons des jeux intellectuels en ligne une fois par mois avec une cagnotte.
c. Ouverture et transparence
Soyez attentif aux commentaires et permettez aux employés d’exprimer leurs opinions. Cela contribuera à établir la confiance, à accroître la motivation de l’équipe et à identifier les domaines problématiques.
Le travail à distance n'est pas seulement une tendance, mais aussi une opportunité pour les entreprises d'être plus flexibles, adaptatives et multiformes. En utilisant les bons outils et techniques, vous pouvez créer une équipe efficace et productive, quelle que soit la situation géographique.