Transição para VK WorkMail: nossa experiência na transferência de clientes

Hoje quero compartilhar com vocês nossa experiência de transferência de clientes para o serviço de e-mail corporativo VK WorkMail (OnPrem). A decisão de mudar para o VK WorkMail foi ditada por vários fatores importantes. Em primeiro lugar, procurávamos uma solução mais funcional e confiável em comparação com o sistema anterior. Em segundo lugar, fomos atraídos pela perspectiva de melhorar a gestão do fluxo de trabalho com ferramentas integradas como calendário, escalabilidade e funcionalidades avançadas de segurança. E, claro, contamos com alto nível de suporte e estabilidade do serviço.

O que é VK WorkMail?

Como o próprio VK WorkMail fala de si, não é apenas um serviço de e-mail, mas todo um conjunto de ferramentas para melhorar a comunicação corporativa e a organização do trabalho. Baseia-se na ideia de garantir um trabalho ininterrupto e seguro com o email, organização de reuniões e interação eficaz da equipa.

Principais funções e características:

  • E-mail: Vamos começar com o básico: enviar e receber e-mails. VK WorkMail permite que você gerencie facilmente seus e-mails, agrupe cartas em tópicos e crie filtros. Isso facilita a navegação e ajuda a manter sua caixa de entrada organizada.
  • O calendário: Esse recurso é uma verdadeira vantagem para o planejamento. Você pode personalizar seu horário de trabalho, organizar reuniões e eventos. O calendário irá lembrá-lo de coisas importantes, por isso será mais difícil esquecer reuniões e prazos.
  • O catálogo de endereços: Gerencie seus contatos com facilidade e eficiência. Agora você pode procurar a pessoa certa, adicionar aos seus favoritos ou criar grupos de contatos sem complicações.
  • Segurança: VK WorkMail leva a segurança a sério. Infelizmente, o produto não oferece nenhum mecanismo relacionado à proteção contra spam e vírus, como acontece hoje em todos os sistemas semelhantes.

Benefícios para usuários corporativos:

  • Simplicidade e intuitividade: A interface do VK WorkMail é simples e clara, o que facilita a troca de outros serviços e reduz o tempo de treinamento dos funcionários. Não existe tal pessoa na Rússia que não tenha usado pelo menos uma vez o servidor mail.ru (e este é o mesmo VK WorkMail).
  • Versatilidade: Excelente para pequenas e médias empresas e grandes corporações, graças às suas configurações e funcionalidades flexíveis.
  • Integração: VK WorkMail integra-se facilmente com outras ferramentas e serviços, tornando-o uma solução universal para negócios.
  • Economizando tempo e recursos: Todas as ferramentas necessárias para comunicação e organização do trabalho estão reunidas em um só lugar, o que economiza significativamente tempo e recursos da empresa.

Nossa experiência negativa com VK WorkMail

Como dizem, nem tudo que reluz é ouro. Nossa experiência com o VK WorkMail, infelizmente, não foi tão otimista. Vamos falar sobre os problemas que enfrentamos.

Problemas durante a transição e uso:

  • Falta de suporte técnico: Quando iniciamos a migração para o VK WorkMail, um dos maiores problemas foi a falta de suporte técnico adequado do Grupo VK. Sentimo-nos como se estivéssemos numa floresta sem bússola. As respostas do suporte técnico começaram a chegar um ano depois do rompimento do contrato.
  • Problemas com instruções e configurações: As instruções de instalação e configuração foram escritas de forma simples, mas não precisa. As recomendações de versão do sistema operacional estavam erradas e, como se descobriu mais tarde, nem um pouco aceitáveis. Isso criou obstáculos adicionais para nós.
  • Carga horária do departamento de desenvolvimento: Devido a problemas de configuração, o departamento de desenvolvimento do VK WorkMail estava sob enorme pressão. No início, os desenvolvedores nos ajudaram da melhor maneira que puderam, mas depois simplesmente se recusaram a cooperar devido a atrasos em outros projetos e ao aumento do estresse entre os funcionários.
  • Problemas dos clientes: Nosso cliente também sofreu porque teve dificuldade de comunicação através do novo sistema. A falta de documentação clara dificultou a comunicação e a resolução dos seus pedidos.

Impacto na empresa e nos clientes:

Esses problemas afetaram seriamente nosso trabalho. Os projetos estavam desacelerando, os funcionários estavam frustrados e os clientes estavam ficando insatisfeitos conosco. Tudo isto levou a uma diminuição da eficiência global e a uma deterioração nas relações com os clientes. E posteriormente o cliente exigiu a migração do VK WorkMail para o CommuniGate Pro (leia o artigo sobre litígios sobre o CommuniGate Pro).

Resolução de problemas e medidas alternativas

Diante dessas dificuldades, tentamos encontrar uma saída. Aqui está o que fizemos:

Soluções tentadas:

  • Soluções próprias: Tentamos descobrir as configurações e instruções nós mesmos, mas isso exigiu muito tempo e recursos, já que esse produto nem deveria ser vendido pela OnPrem antes e continha fragmentos de integração com SAP e outras soluções do Grupo VK. As configurações eram completamente pouco intuitivas e às vezes tão profundas que apenas os desenvolvedores do software sabiam disso.
  • Feedback do Grupo VK: Entramos em contato com o Grupo VK para obter ajuda e suporte, mas infelizmente a resposta foi lenta e nem sempre eficaz. Para ser mais preciso, um ano depois começamos a receber as primeiras respostas do suporte técnico com a pergunta “Analisamos sua solicitação. Por favor, diga-me, o problema ainda existe? Foi tão engraçado que tive vontade de chorar.

Atualize para o Communigate Pro:

Depois de pesar todos os prós e contras, o cliente decidiu mudar para o Communigate Pro. É por isso:

  • Melhor Suporte: O Communigate Pro ofereceu melhor suporte técnico, o que foi fundamental para o cliente.
  • Instruções e configurações mais claras: Configurar e usar o Communigate Pro é mais fácil e intuitivo, tornando o processo de integração muito mais fácil. O produto foi originalmente desenvolvido como uma solução OnPrem.
  • Experiências positivas de outros usuários: O feedback de outras empresas sobre o Communigate Pro tem sido extremamente positivo, reforçando a decisão do cliente de mudar.

No final das contas, mudar para o Communigate Pro acabou sendo a decisão certa. Isso melhorou a opinião que o cliente tinha sobre nós, aumentou a satisfação dos funcionários do cliente e ajudou a colocar nossos projetos de volta nos trilhos.

***

Nossa experiência com o VK WorkMail foi educativa, para dizer o mínimo. Embora tenhamos enfrentado muitos desafios, isso nos ensinou lições valiosas que gostaríamos de compartilhar.

Lições que aprendemos:

  • Importância do suporte técnico: Um dos pontos-chave na escolha de um serviço de e-mail corporativo é a qualidade e disponibilidade do suporte técnico. Isso pode simplificar ou complicar significativamente o processo de transição e a operação adicional do sistema. Durante o projeto piloto, o suporte técnico respondeu adequadamente (como se descobriu mais tarde, foram os próprios desenvolvedores, não o suporte técnico). Portanto, é preciso abordar vários lados ao mesmo tempo e verificar quanto suporte técnico realmente existe e quão adequados são os funcionários.
  • Testes completos antes da transição: Antes de mudar completamente para um novo sistema, é importante realizar testes extensivos para garantir que ele atenda a todos os seus requisitos e expectativas. Realizamos uma transição piloto e com carga baixa tudo correu bem. Os problemas começaram quando toda a empresa foi efetivamente transferida e o serviço travou no 5º dia de funcionamento, tendo “consumido” toda a RAM. Como nos explicaram mais tarde, “vazamentos de memória são normais”.
  • Treinamento e adaptação do pessoal: A transição para um novo sistema requer tempo e recursos para treinar os funcionários. Certifique-se de ter um plano para isso e de que sua equipe esteja preparada para a mudança. Ou seja, realize testes completos (não formais) em um grupo piloto de usuários. E colete todas as avaliações negativas de forma estruturada. Divida em três categorias “Crítico”, “Importante” e “Desejos”. Comece a eliminar deficiências “críticas” imediatamente.

Recomendações para outras empresas:

  • Antes de fazer a mudança, faça uma análise completa dos serviços potenciais.
  • Preste atenção aos comentários de outros usuários e compartilhe suas experiências com a comunidade.
  • Não tenha medo de mudar de ideia se a ferramenta escolhida não atender às suas expectativas. Se você cometeu um erro no primeiro passo, admita, dê um passo para trás e siga um caminho diferente.

Perspectivas para VK WorkMail

Apesar da nossa experiência negativa, acreditamos que o VK WorkMail tem potencial. Talvez, com a melhoria do seu suporte técnico e finalização da secção administrativa, eliminando do produto todos os atavismos associados a sistemas que existem apenas no Grupo VK, integração com sistemas antivírus e anti-spam (incorporar o motor KAV no servidor de correio como o CommuniGate Pro faz), implementar o protocolo ICAP para integração com sistemas DLP e o protocolo NDMP para criação de backups, então este serviço pode se tornar uma solução popular no mercado de serviços de e-mail corporativo. Não importa como você olhe, o produto ainda funciona https://e.mail.ru/ há muitos anos, milhões de usuários estão satisfeitos com o serviço (embora talvez apenas porque é gratuito).

Escolher o sistema de e-mail comercial certo não é apenas uma decisão técnica, é uma decisão sobre como sua empresa se comunica interna e externamente. Essas escolhas podem impactar a produtividade, a eficiência e até mesmo a cultura da empresa. Portanto, aborde esta escolha com cuidado e levando em consideração todos os aspectos.

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